DIGITALISASI ADMINISTRASI SURAT DAN SISTEM PENDATAAN WARGA PADA RT 10 RW 04 HARAPAN BARU I, BEKASI BARAT

Abstract

Administrasi publik di tingkat Rukun Tetangga (RT) masih banyak mengandalkan proses manual yang rentan terhadap berbagai kesalahan, di antaranya duplikasi data, ketidaksesuaian informasi kependudukan, kesalahan pengisian surat, serta risiko kehilangan arsip fisik. Kondisi ini khususnya dirasakan di kawasan urban dengan mobilitas tinggi seperti RT10 RW04 Perum Harapan Baru I, Bekasi Barat. Program pengabdian masyarakat ini bertujuan mengimplementasikan Aplikasi Surat Digital dan Sistem Pendataan Warga (e-RT10) berbasis web responsif guna mentransformasi tata kelola administrasi lingkungan menjadi lebih efisien, transparan, dan akuntabel. Metode pelaksanaan meliputi empat tahapan utama: identifikasi kebutuhan melalui observasi dan wawancara mendalam, pengembangan dan kustomisasi aplikasi, pelatihan serta pendampingan teknis kepada pengurus RT, dan evaluasi berkala pascaimplementasi. Evaluasi program dilakukan melalui parameter kuantitatif dan kualitatif. Secara kuantitatif, pengukuran terhadap 30 sampel surat selama empat minggu pascaimplementasi menunjukkan bahwa waktu pemrosesan surat pengantar berhasil dipangkas dari baseline rata-rata satu hari kerja (±480 menit) menjadi rata-rata 12,4 menit per surat (efisiensi >93%), tingkat kesalahan pengisian data turun dari 40–50% menjadi 3,3% (mendekati nol persen), dan seluruh data kependudukan warga berhasil dimigrasi ke sistem digital dalam satu database terintegrasi. Secara kualitatif, hasil kuesioner kepuasan berskala Likert yang disebarkan kepada 32 responden (28 warga dan 4 pengurus RT) menggunakan teknik purposive sampling menunjukkan bahwa lebih dari 85% responden menyatakan puas terhadap kemudahan, kecepatan, dan keakuratan layanan administrasi berbasis digital. Pengurus RT berhasil mengoperasikan sistem secara mandiri pasca-pendampingan.